ZAPYTANIE OFERTOWE

na opracowanie „STRATEGII ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW SPOŁECZNYCH W GMINIE RECZ NA LATA 2024-2028”

Podstawa prawna: zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto.

1.Zamawiający:

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Reczu

ul. Ratuszowa 7 73-210 Recz

2.Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii rozwiązywania problemów społecznych w Gminie Recz .

Strategia powinna uwzględniać programy pomocy społecznej, działania profilaktyczne oraz propozycje rozwiązań w odniesieniu do wszelkich istotnych problemów występujących na terenie Gminy Recz.

Zamawiający wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na diagnozę problemów społecznych wśród środowiska osób niepełnosprawnych, niesamodzielnych oraz seniorów.

Z uwagi na konieczność monitorowania zmian spowodowaną ciągłą ewaluacją czynników ryzyka oraz celem właściwego dostosowania oferty wsparcia służb pomocowych, jak i podnoszenia ich jakości usług zaleca się opracowanie strategii na okres 5 lat, tj. od roku 2024– 2028.

3.Szczegółowy zakres zamówienia – opis przedmiotu zamówienia:

Zadaniem oferenta jest przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności związanych z powierzonym mu zadaniem zgodnie z powszechnie uznanymi regułami metodologicznymi obowiązującymi w naukach społecznych. Zamawiający wymaga w tym celu podjęcie działań - badań jakościowych oraz ilościowych.

Oferent zobowiązany jest przygotować ofertę, na którą składać się będzie:

1. proponowana koncepcja opracowania strategii, w tym przeprowadzenia diagnozy, powinna zawierać:

a) planowane działania,

b) harmonogram – terminy działań;

c) przedstawienie wyboru metodyki badań (wraz z krótkim opisem uzasadnieniem wyboru);

d) opis włączenia społeczności lokalnej w tworzenie dokumentów, itp.,

e) liczba osób objęta badaniem (w tym z podziałem na docelowe grupy respondentów),

f) rodzaj i ilość narzędzi badawczych (np. 1 kwestionariusz ankiety dla wszystkich grup lub oddzielnie dla osób, o których mowa w diagnozie szczegółowej),

g) przykładowy zarys kwestionariusza ankiety;

h) opis konsultacji społecznych;

i) zawartość dokumentu końcowego – strategii, w tym jej budowa;

 j) informacja dotycząca sposobu oceny efektu końcowego (ewaluacja) oraz np. informacja, czy Oferent udostępni Zamawiającemu narzędzie monitorujące do samodzielnego zastosowania;

k) gotowość przeprowadzenia konsultacji społecznych oraz zaprezentowania wyników strategii na sesji Rady gminy,

l) atuty oferenta,

ł) inne istotne dla przedmiotu zamówienia czynniki,

2. cena całkowita (netto oraz brutto),
3. wskazanie sposobów zapewnienia dostępności przy realizacji zadania:

a) stosowanie tekstu łatwego do zrozumienia,

b) czytelność i przejrzystość tekstu i grafik,

c) dostosowanie sposobu pracy do respondentów,

d) dostępność cyfrowa w publikacji / prezentacjach,

e) inne istotne dla przedmiotu zamówienia sposoby zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

4. oświadczenie Oferenta o posiadaniu odpowiednich uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
5. oświadczenie Oferenta o posiadaniu niezbędnej wiedzy i przynajmniej 3-letnim doświadczeniu przy realizacji zadania w zakresie opracowywania diagnozy problemów społecznych i strategii rozwiązywania problemów społecznych oraz o dysponowaniu potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
6. oświadczenie Oferenta o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej / finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Strategia ma być spójna z dokumentami strategicznymi o zasięgu regionalnym, krajowym i międzynarodowym. Przy realizacji zadania Oferent winien odnieść się do aktualnie obowiązującej strategii na lata 2016-2023.

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomoc Społecznej w Reczu w toku zleconego zadania udostępni Oferentowi znajdujące się w jego posiadaniu, przynajmniej: aktualnie obowiązującą Strategię Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Recz na lata 2016-2023 , Gminny Program Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie na lata 2022-2025 oraz Gminny Program Wspierania Rodziny na lata 2023-2025 ; i inne niezbędne materiały badawcze (np. zebrane kwestionariusze ankiet).

Zgodnie z art. 16 b, ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, strategia zawierać ma w szczególności:

1. diagnozę sytuacji społecznej;
2. prognozę zmian w zakresie objętym strategią;
3. określenie:

• celów strategicznych projektowanych zmian,
• kierunków niezbędnych działań,
• sposobu realizacji strategii oraz jej ram finansowych,
• wskaźników realizacji działań.

Diagnoza aktualnej sytuacji społecznej powinna opierać się w szczególności o:

• strukturę demograficzną społeczności lokalnej,
• sytuację i tendencję na lokalnym rynku pracy,
• sytuację mieszkaniową i infrastrukturę,
• sytuację edukacyjną,
• stan opieki zdrowotnej,
• charakterystykę życia kulturalnego,
• stan bezpieczeństwa publicznego,
• charakterystykę grup społecznych,
• problemy społeczne, ze szczególnym uwzględnieniem: diagnozy problemów społecznych wśród środowiska osób:

1) niepełnosprawnych,

2) niesamodzielnych oraz

3) seniorów *,

• stan i możliwości pomocy społecznej,
• działalność organizacji pozarządowych w Gminie Recz,
• analizę i podsumowanie wyników badań.

4.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Oferent zobowiązany będzie do:

1. podjęcia działań zgodnych z opracowanym harmonogramem, który Oferent załączył do postępowania ofertowego [z uwzględnieniem ewentualnych późniejszych zmian uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym, a Oferentem],
2. przygotowania do części diagnostycznej narzędzia badawczego; np. w postaci ankiety,

którą Oferent przeprowadzi:

1. po zatwierdzeniu jej treści przez Zamawiającego,
2. na terenie Gminy Recz , w liczbie osób ankietowanych wg propozycji Oferenta. Oferent określi sposób przeprowadzenia badania z użyciem ankiety, np. za pośrednictwem ankietera i / lub przy wsparciu Zamawiającego; ankieta w formie papierowej, on-line, w kontakcie osobistym z ankietowanym, itp.
3. przeprowadzenie konsultacji społecznych projektu strategii wraz z przygotowaniem raportu z tego procesu, z zestawieniem zgłoszonych uwag i wniosków oraz rekomendacji ich wprowadzenia lub odrzucenia.
4. opracowanie dokumentu końcowego, tj. publikacji Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych dla Gminy Recz na lata 2024 – 2028, w postaci raportu:
   1. w ilości 4 sztuk (nośnik papierowy w formacie A4), 2 egz. w kolorze; 2 egz. czarno – białe (kontrastowe),
   2. w ilości 2 szt. W formie elektronicznej– plik edytowalny z rozszerzeniem doc. lub docx. oraz w formacie pdf. (przesłane na adres e-mail Zamawiającego  mgops@recz.pl) z możliwością wydruku i zapisu na nośniku danych i / lub zapisane na nośniku pendrive. Opracowana strategia powinna być przygotowana z zachowaniem standardów dostępności cyfrowej. Dodatkowo Oferent przeniesie prawa autorskie do wszystkich wytworzonych w ramach zadania dokumentów i narzędzie na Zamawiającego.

Oferent realizując zadanie finansowane z udziałem środków publicznych zobowiązany jest do zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w tym z niepełnosprawnością. Dostępność powinna być zapewniona co najmniej w minimalnym wymiarze o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. W indywidualnym przypadku, jeżeli Usługobiorca nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie, ze szczególnymi potrzebami w zakresie, o którym mowa w art. 6 ustawy o dostępności, podmiot ten jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny. Ponadto po przez zapewnienie dostępności rozumie się również odpowiedni dobór narzędzi i form badań, dostosowanie sposobu wypowiedzi, sformułowań użytych np. w kwestionariuszach ankiet do odbiorcy i jego szczególnych potrzeb.

5.Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2023 r.

6. Opis warunków udziału w postępowaniu:

• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert wariantowych.
• O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
• Oferent musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
• Oferent musi wykazać dysponowanie co najmniej jedną osobą zdolną do wykonania zamówienia posiadającą 3 letnie doświadczenie w zakresie opracowywania diagnozy problemów społecznych i strategii rozwiązywania problemów społecznych. Oferent, bądź wyznaczony przez niego pracownik będzie aktywnie uczestniczył i sprawował merytoryczny nadzór nad realizacją zadania. W celu wykazania spełnienia przez Oferenta tego warunku, o którym mowa powyżej.
• Oferent oświadczy, że znajduje się ma w sytuacji ekonomicznej / finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

7. Kryterium wyboru oferty:

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie miała najniższą cenę spośród wszystkich ofert. W sytuacji kiedy zostaną złożone oferty z taką samą ceną, Zamawiający zaprosi tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych.

Rozstrzygnięcie postępowania nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia następującego po terminie złożenia ofert.

Po wyłonieniu najkorzystniejszej oferty Zamawiający skontaktuje się z wybranym oferentem drogą telefoniczną lub e-mail, a rozstrzygnięcie postępowania Zamawiający umieści na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Miejsko-Ośrodka Pomocy Społecznej w Reczu: https://mgopsrecz.naszops.pl/bip/

Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od postępowania, bądź wycofania niniejszego zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

W toku oceny ofert i badania Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty dokona pisemnego zawarcia umowy z Oferentem. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą z pozostałych ofert.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferent poniesie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
• Wykonawca przedstawia ofertę, której treść musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferent zobowiązany jest do zapoznania się z informacjami, które mogą być konieczne do prawidłowego przygotowania oferty.
• Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w czytelnej i przejrzystej formie pisemnej. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. Do oferty należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa osoby lub osób podpisujących ofertę, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z załączonych dokumentów. Dokumenty składające się na ofertę wymagane są w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (z wyjątkiem pełnomocnictwa).
• Zamawiający nie dopuszcza składania elektronicznych kopii dokumentów. Wszelkie inne pisma, oświadczenia, zawiadomienia, itp. Zamawiający i Oferent mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną.
• Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę/y podpisującą/e ofertę. Wszystkie załączone do oferty kserokopie dokumentów musza być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Oferenta
• Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczone kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości.
• Zamawiającypoprawiwofercieoczywisteomyłkipisarskie,oczywisteomyłkirachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, niezwłocznie zawiadamiając o tym Oferenta, którego oferta została poprawiona. Oferta wraz z załącznikami powinna być podpisana.
• Kartki oferty powinny być ułożone chronologicznie, trwale spięte.
• Koperta z ofertą winna zawierać dopisek „ Zapytanie ofertowe –Strategia”.

9.Płatność:

Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie przelewem na wskazany przez Oferenta rachunek bankowy, po zrealizowaniu całości zadania. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty w terminie 14 dni od doręczenia przez Oferenta prawidłowo wystawionej faktury / rachunku. Podstawą do wystawienia faktury / rachunku będzie podpisany obustronne końcowy protokół odbioru przedmiotu zamówienia.

10. Miejsce oraz termin składania oferty:

Miejsko- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Reczu , ul. Ratuszowa 7 , 73-210 Recz.

Ofertę można złożyć osobiście w Ośrodku , pocztą lub kurierem oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: mgops@recz.pl.

Ofertę należy złożyć do dnia  25 .08.2023 roku, do godz. 15.00

Decyduje data wpływu do Ośrodka. Oferty, które wpłyną po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane i nie będą zwracane do kierującego ofertę.

Wykonawca przed upływem terminu składania ofert, może zmienić lub wycofać ofertę, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu. Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego.

11.Osoba do kontaktu po stronie Zamawiającego:

• w sprawach merytorycznych dot. Strategii oraz związanych z zawarcie umowy :

Jolanta Kiłoczko – Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Reczu,

tel.95 765 61 81 , e-mail: mgops@recz.pl

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Administratorem danych jest Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Reczu . Inspektorem Ochrony danych osobowych jest Pani Agnieszka Pater. Podstawą przetwarzania danych są kompetencje ośrodka wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz Ustawa prawo zamówień publicznych. Twoje dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c RODO w celu związanym z zawarciem umowy. Dane mogą być przekazane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania przepisami prawa lub na podstawie umowy, np. na serwis systemów informatycznych. Dane przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, jednak nie dłużej niż 5 lat. Posiadasz prawo:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Twoich danych osobowych,
• napodstawieart.18RODOprawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 118 ust. 2RODO
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie danych Ciebie dotyczących narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Tobie prawo:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, lit. d lub lit. e RODO prawo do usunięcia danych osobowych
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20RODO
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu ,wobec przetwarzania danych osobowych ,gdyż podstawą prawną

przetwarzania Twoich danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c RODO.

Obowiązek podania danych może wynikać wyłącznie z wymagań ustawowych chyba, że jest warunkiem zawarcia umowy. W odniesieniu do Twoich danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art.22 RODO.